Chatimini est un service édité par [Raison sociale d’Intrépide], [forme juridique], dont le siège est situé [adresse], Luxembourg, immatriculée au RCS sous le numéro [B…]. Contact pour toute question relative aux données personnelles : [privacy@chatimini.com]. Notre rôle dépend de la personne concernée :
| Vous êtes | Responsable du traitement | Rôle de Chatimini |
| Visiteur d’un site qui utilise le chatbot |
L’entreprise qui exploite ce site (notre client) |
Sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD |
| Client utilisateur du tableau de bord |
Chatimini |
Responsable du traitement |
Si vous avez discuté avec un chatbot sur le site d’une entreprise, celle-ci reste votre premier interlocuteur. Sa propre politique de confidentialité s’applique, et nous l’aidons à répondre à vos demandes.
Cette politique couvre trois composants :
Le widget de chat : la fenêtre de conversation intégrée aux sites de nos clients. Elle répond aux visiteurs à partir des contenus fournis par le client (pages web, documents, FAQ).
Le tableau de bord (dashboard.chatimini.com) : l’espace où nos clients configurent leur chatbot, importent leurs contenus et consultent les conversations, statistiques et contacts recueillis.[cite: 2]
Le plugin WordPress Chatimini : il se contente d’afficher le widget sur un site WordPress.[cite: 2] Il enregistre dans le site du client sa clé d’API et l’adresse du tableau de bord, et ne collecte aucune donnée sur les visiteurs.[cite: 2]
Avant la première question, le widget vous demande si vos échanges peuvent être enregistrés.[cite: 2] Vous pouvez refuser et utiliser le chat quand même.[cite: 2]
| Donnée | Si vous acceptez | Si vous refusez |
| Vos messages et les réponses du chatbot | Transmis au fournisseur d’IA pour produire la réponse, puis enregistrés[cite: 2] | Transmis au fournisseur d’IA pour produire la réponse, non enregistrés[cite: 2] |
| Adresses e-mail et numéros de téléphone tapés dans une question | Masqués (remplacés par [EMAIL] ou [PHONE]) dans la question enregistrée[cite: 2] | Non enregistrés[cite: 2] |
| Langue de la conversation | Enregistrée[cite: 2] | Utilisée pour répondre, non enregistrée[cite: 2] |
| Identifiant de session aléatoire | Enregistré, pour regrouper les messages d’une même conversation[cite: 2] | Non transmis[cite: 2] |
| Indicateurs d’usage (nombre de messages, consommation de l’IA, réponse trouvée ou non, question hors sujet) | Enregistrés[cite: 2] | Non enregistrés[cite: 2] |
| Vos coordonnées (nom, entreprise, e-mail, téléphone) | Seulement si vous remplissez le formulaire de contact que le chatbot peut proposer, avec le résumé de vos dernières questions[cite: 2] | Le formulaire n’est pas proposé[cite: 2] |
Le masquage automatique des e-mails et téléphones ne s’applique qu’à vos questions enregistrées.[cite: 2] Les réponses du chatbot sont conservées telles quelles.[cite: 2] Nous vous recommandons de ne pas saisir de données sensibles (santé, données bancaires, mots de passe) dans le chat.[cite: 2]
Nous n’enregistrons pas votre adresse IP dans l’historique des conversations.[cite: 3] Comme tout service en ligne, nos serveurs peuvent la consigner brièvement dans leurs journaux techniques [durée à confirmer].[cite: 3]
Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), rôle et limites de l’abonnement.[cite: 3]
Connexion : adresse IP et navigateur, enregistrés pendant la durée de la session de connexion.[cite: 3]
Configuration du chatbot : nom, couleurs, avatar, langues, ton, messages d’accueil, coordonnées de contact affichées, domaine autorisé.[cite: 3]
Contenus importés : pages web explorées, documents (PDF, Word, texte), FAQ et données JSON.[cite: 3] Ils servent de base de connaissances au chatbot.[cite: 3] Le client s’engage à n’y placer que des contenus qu’il a le droit d’utiliser.[cite: 3]
Usage : nombre de messages, consommation de l’IA et coût estimé, par mois.[cite: 3]
| Finalité | Données | Base légale (art. 6 RGPD) |
| Répondre aux questions posées dans le chat | Messages, langue[cite: 3] | Intérêt légitime du site client à répondre à ses visiteurs[cite: 3] |
| Enregistrer l’historique pour que le client améliore son service (questions sans réponse, thèmes, statistiques) | Messages, session, indicateurs d’usage[cite: 3] | Consentement, recueilli dans le widget[cite: 3] |
| Transmettre vos coordonnées à l’entreprise pour qu’elle vous recontacte | Nom, entreprise, e-mail, téléphone, résumé des questions[cite: 3] | Consentement, en remplissant le formulaire[cite: 3] |
| Fournir le tableau de bord à nos clients | Compte, configuration, contenus[cite: 3] | Exécution du contrat[cite: 3] |
| Mesurer l’usage et appliquer les limites de l’abonnement | Indicateurs d’usage[cite: 3] | Exécution du contrat[cite: 3] |
| Sécuriser le service | Journaux techniques, sessions de connexion[cite: 4] | Intérêt légitime[cite: 4] |
Nous ne vendons pas vos données, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne prenons aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard.[cite: 4]
Les réponses du chatbot sont générées par un modèle de langage externe, choisi par chaque client : OpenAI (États-Unis) ou Mistral AI (France).[cite: 4]
Pour chaque question, nous transmettons au fournisseur votre message, les derniers échanges de la conversation et les extraits pertinents des contenus du client.[cite: 4]
Les contenus importés par nos clients sont transformés en index de recherche (« embeddings ») via OpenAI, quel que soit le fournisseur de réponses choisi.[cite: 4]
Dans le tableau de bord, OpenAI sert aussi à donner un titre aux conversations, à traduire les questions suggérées et à produire des analyses des conversations enregistrées.[cite: 4]
Ces fournisseurs agissent comme sous-traitants.[cite: 4] Selon leurs conditions pour les services professionnels (API), les données transmises ne servent pas à entraîner leurs modèles [à vérifier dans les contrats signés].[cite: 4]
Le chatbot peut se tromper.[cite: 4] Ses réponses ne remplacent pas un conseil professionnel, et il vous indique quand il ne trouve pas l’information.[cite: 4] Conformément au règlement européen sur l’IA, le widget indique clairement que vous échangez avec un assistant automatisé [à vérifier dans le widget].[cite: 4]
Vos données sont accessibles au client qui exploite le chatbot (pour ses propres conversations et contacts uniquement), à l’équipe Chatimini habilitée et aux sous-traitants suivants :[cite: 4]
| Sous-traitant | Service | Localisation des données |
| Infomaniak Network SA | Hébergement du tableau de bord et de sa base de données[cite: 4] | Suisse[cite: 4] |
| [Hébergeur du serveur de l’engine, à confirmer] | Hébergement du moteur de réponses et des index de recherche[cite: 5] | [Pays à confirmer][cite: 5] |
| OpenAI | Génération de réponses, embeddings, titres, traductions, analyses[cite: 5] | États-Unis[cite: 5] |
| Mistral AI | Génération de réponses (si choisi par le client)[cite: 5] | Union européenne[cite: 5] |
La Suisse bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne.[cite: 5] Les transferts vers OpenAI aux États-Unis reposent sur [le Data Privacy Framework UE-États-Unis ou les clauses contractuelles types, à confirmer selon le contrat].[cite: 5] Nos clients peuvent choisir Mistral AI pour que les réponses soient générées dans l’Union européenne.[cite: 5]
| Données | Durée |
| Conversations enregistrées et sessions | 90 jours par défaut, réglable par chaque client.[cite: 5] Elles sont supprimées automatiquement chaque nuit une fois ce délai dépassé.[cite: 5] |
| Conversations en mode anonyme | Non conservées[cite: 5] |
| Coordonnées laissées via le formulaire de contact | [Durée à définir, par exemple 3 ans après le dernier contact], ou jusqu’à suppression par le client[cite: 5] |
| Indicateurs d’usage et de consommation (sans contenu des messages) | [Durée à définir], pour la facturation et le suivi des limites[cite: 5] |
| Compte client et contenus importés | Durée du contrat, puis [30 jours] avant suppression définitive[cite: 5] |
| Journaux techniques des serveurs | [Durée à confirmer][cite: 5] |
Le client peut supprimer à tout moment une conversation, un document ou une page indexée depuis son tableau de bord.[cite: 5]
Le widget n’utilise ni cookie publicitaire ni traceur, et ne collecte aucune statistique de navigation.[cite: 6] Il conserve dans votre navigateur :[cite: 6]
| Élément | Contenu | Durée |
cbt_consent_<client> (stockage local) |
Votre choix : enregistrement accepté ou refusé[cite: 6] | Jusqu’à ce que vous effaciez les données du site[cite: 6] |
cbt_history_<client> et cbt_messages_<client> (stockage de session) |
La conversation en cours, pour la retrouver en changeant de page[cite: 6] | Effacés à la fermeture de l’onglet[cite: 6] |
Ces éléments sont strictement nécessaires au fonctionnement du chat et à la mémorisation de votre choix.[cite: 6] Ils ne quittent pas votre navigateur, sauf la conversation que vous envoyez pour obtenir une réponse.[cite: 6] Le tableau de bord utilise uniquement des cookies techniques de connexion et de sécurité.[cite: 6]
Les échanges entre votre navigateur, le widget et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS).[cite: 6]
Chaque client dispose d’une clé d’API propre et d’un espace de données séparé.[cite: 6] Le widget ne fonctionne que sur les domaines autorisés par le client.[cite: 6]
Les mots de passe du tableau de bord sont stockés sous forme chiffrée.[cite: 6] L’accès aux serveurs se fait par clés SSH nominatives.[cite: 6]
Les mises à jour sont déployées par un processus automatisé et tracé.[cite: 6]
En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, nous prévenons nos clients et la CNPD dans les délais légaux.[cite: 6]
Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données.[cite: 6] Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans effet sur les traitements déjà réalisés.[cite: 6]
Visiteur d’un site client : adressez-vous de préférence à l’entreprise qui exploite le site.[cite: 6] Vous pouvez aussi nous écrire ; nous transmettrons votre demande et l’aiderons à y répondre.[cite: 6] Pour que nous retrouvions votre conversation, indiquez le site concerné, la date et, si possible, le contenu de vos messages, car nous ne vous identifions pas autrement.[cite: 6][cite: 7]
Client du tableau de bord : écrivez-nous à [privacy@chatimini.com].[cite: 7]
Nous répondons dans un délai d’un mois.[cite: 7] Pour changer votre choix d’enregistrement dans le chat, effacez les données du site dans votre navigateur : la question vous sera posée à nouveau.[cite: 7]
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg (cnpd.public.lu), ou auprès de l’autorité de votre pays de résidence.[cite: 7]
Nous pouvons mettre à jour cette politique, notamment en cas de nouveau sous-traitant ou de nouvelle fonctionnalité.[cite: 7] La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.[cite: 7] Nos clients sont informés par e-mail de toute modification importante.[cite: 7]
Pour toute question : [privacy@chatimini.com] – [Raison sociale d’Intrépide], [adresse], Luxembourg.[cite: 7]
